Sistemas de Información

1.¿Qué es un sistema de información?

Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

2.¿Cuáles son las partes que forman el sistema de información?

El equipo computacional 

El recurso humano

3.¿De que se encarga el equipo computacional?

Se encarga de buscar el hardware y el software necesarios para que el sistema de información pueda operar de manera eficiente.

4.¿Quién interactúa con el sistema de información?

El recurso humano es quien interactúa con el Sistema de Información para que este pueda operar de manera eficiente. El recurso humano es él que  está formado por las personas que utilizan el sistema.

5. ¿Cuáles son las cuatro actividades básicas de los sistemas de información?

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, Procesamiento y salida de información.

6. ¿En qué consiste la entrada de información?

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.

7. ¿En qué consiste el almacenamiento de información?

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades Más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede Recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.

8. ¿En qué consiste el procesamiento de in formación?

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.

9. ¿En qué consiste la salida de información?

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior.

10. ¿Cuáles son los usos de los sistemas de Información?

11. ¿Cuáles son los tipos de Sistemas de Información?

12. ¿En qué consisten los sistemas de información Transaccionales?

Son aquellos que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entre otros.

13. ¿Cuáles son las principales características de los Transaccionales?

1.       Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
2.       A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que Automatizan tareas operativas de la organización.
3.       Son intensivos en entrada y salida de información sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

14. ¿En qué consisten los Sistemas de Apoyo de las Decisiones?

Consiste en apoyar los procesos para la toma de decisiones de  grupos, sistemas expertos y sistema de información para ejecutivos.

15. ¿Cuáles son las principales características de Apoyo de Las Decisiones?

1.       Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.

2.       La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

3.       Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

16. ¿En qué consisten los sistemas de información Estratégicos?

Este se desarrolla en las organizaciones con el objetivo de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

17. ¿Cuáles son las principales características de Sistemas Estratégicos?

1.       Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio.

2.       Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

3.       Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

18. ¿Cómo funciona la Evolución de un sistema de  Información en una empresa?

En primer lugar se implantan los sistemas transaccionales, posteriormente, se introducen los sistemas de apoyo a las decisiones. Por último, se desarrollan los sistemas estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

Etapa De Inicio

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles, sus primeras aplicaciones son los sistemas transaccionales. Su administración es pequeña y consta de un operador y/o un programador. Finaliza con la implantación del primer sistema de información.

•  El pequeño Departamento de Sistemas Depende en la mayoría de los casos del área de Contabilidad.

• En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

• El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

Etapa De Contagio o Expansión

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los sistemas transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio. El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde se contrata personal especializado y nacen otros puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas.

• El personal que se contrata como analista es asignado a las áreas funcionales de los usuarios, con el fin de desarrollar nuevas aplicaciones.

• Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

• El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Controlaría.

• Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

Etapa De Control o Formalización 

En esta etapa las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para otorgarles mayor eficiencia.

• En Esta etapa se inicia el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas. Posteriormente, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente se integra a la organización del departamento de sistemas.

• Esta etapa de evolución, las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio paran hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

• El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

• El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas. Se inicia el desarrollo de interfaces automáticas entre los diferentes sistemas dando comienzo a la nueva etapa.

Etapa De Integración

La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

• En esta nueva etapa se integran las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de base de datos y lenguajes de cuarta generación que permiten la integración de nuevas informaciones.

• En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. Para aquel entonces, el costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

• En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

•  Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de Administración de Datos

En esta etapa la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

• Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

• El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de Madurez

Al llegar a esta etapa, introducen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con estaciones de trabajo en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

• Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

• ·      Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.